¿Cómo ser un genio para administrar un negocio pequeño?

Lastimosamente, cuando hablamos de emprender, lo último que se nos viene a la cabeza es cómo administrar un negocio pequeño. Pensamos en los clientes, cómo atraerlos, la imagen, la filosofía, el logo, los empaques, en fin, una gran cantidad de cosas, importantes sí, pero no tan esenciales como el manejo de las finanzas, incluso expertos aseguran que la mayoría de emprendedores desconocen cómo manejar sus recursos de manera eficiente y cómo prepararse para tener un fondo de emergencias para las crisis. 

Es muy común que al principio, los nuevos empresarios asistan a cursos, inviertan energía en planear y hacer contactos claves pero cuando les empiezan a ir bien, la mayoría de empresarios jóvenes se olvidan de las planeaciones, no se anticipan a los riesgos y toman decisiones por corazonadas o caprichos pero no para beneficiar el crecimiento de su proyecto. 

En una publicación del diario digital Expansión , la especialista de la firma Vabela y Asociados, Lorena Brindis, manifestó que una asesoría de un contador independiente puede representar alrededor de un 10% de los gastos totales de la empresa y expresó que lo vale, porque hay que considerar los resultados que puede representar contar con un experto para el futuro del negocio , que ponga en orden las finanzas y nos ayude a entenderlas para tomar mejores alternativas. 

Sin embargo, el administrar un negocio pequeño no sólo se logra dejando todo en manos de expertos, si tu eres emprendedor debes hacer todo lo posible por tener claras las finanzas de tu empresa, saber hacer una planeación financiera y conocer estrategias de administración, te ayuda a estar consciente de las crisis que pueden presentarse, te impulsa a anticiparte, lo que permite que sepas evitarlas. 

Internarte en el mundo de las finanzas de tu pequeña empresa te ayudará a gestionar tu emprendimiento de una manera positiva, logrando evitar la menor cantidad posible de errores. 

A continuación, te compartimos algunos consejos para que lleves las finanzas de pequeño negocio a la cima: 

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1. Siempre ten un plan: 

¿En qué consiste esta planeación? Pues en nada más y nada menos que en un conjunto de documentos en los que contengas un presupuesto de ingresos y egresos, es decir, de las entradas y salidas de dinero de tu negocio, esto permitirá que tomes decisiones financieras y no caprichosas, en especial si has recibido algún crédito parta tu empresa. 

Es importantísimo que todo lo que realices en materia financiera esté registrado en este plan y que lo actualices según tus necesidades y realidad económica que estés viviendo. 

También es importante que comprendas cómo funciona el sistema de intereses de tus créditos, qué es la inflación y cómo te afecta, además del tipo de cambio, que son indicadores que te ayudan a la proyección de tu proyecto y a ver cómo se mueve tu dinero. 

Lee noticias de análisis de los indicadores financieros en medios de comunicación confiables, también visita los medios de comunicación de tus bancos, así tendrás más información de calidad, lo que hará que, si se presenta una mala racha, tengas herramientas para mitigar sus daños. 

2. Revisa cómo está tu flujo de caja 

De acuerdo con el sitio Mente Diamante  es fundamental que te concentres en lo que tiene más impacto en tu flujo de efectivo, como los precios o los gastos generales.  

El costo de lo que vendes obviamente impactara significativamente tu flujo de efectivo, pero es algo que no puedes cambiar. La competencia agresiva, muchas veces puede evitar que los precios suban.

Para conocer el estado de tu flujo de caja realiza un presupuesto del flujo de efectivo, esto garantiza que administres más fácilmente todos tus gastos de una manera mucho más ordenada y también tendrás cada ingreso en la cabeza. 

Para poder realizar este presupuesto necesitas: 

• Las previsiones de ventas y cualquier otro ingreso.
• Recibos y relaciones de efectivos estimados, como las cuentas por saldar.
• Salidas de efectivo estimadas, como el costo de los bienes vendidos, pagos de deudas y los gastos operativos de tu negocio.

No olvides mantener este presupuesto actualizado y que muestre los planes y todas las posibles variaciones para tu empresa. 

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3. Controla tus gastos fijos 

Recuerda que los gastos fijos de tu negocio son los que se hacen cada mes, como son: el alquiler, la energía eléctrica, el internet, los gastos de producción, entre otros. Te recomendamos que incluyas los impuestos que pagas durante el año. 

Hay muchas maneras de llevar a cabo este control, puedes hacerlo llevando una hoja de cálculo en Excel o en las hojas de cálculo de Google, estas herramientas te facilitan llevar el control porque puedes acomodar las cifras de manera automática. 

4. Cuentas por pagar y deudas en ceros 

Elabora un cronograma de tus cuentas por pagar, así podrás tener un mejor seguimiento de los compromisos de tu negocio para que no te atrases en ningún pago. 

La mejor manera de tener estas cuentas pendientes muy presente es haciendo una lista ordenada cronológicamente, en la que puedas observar fácilmente el monto de lo que debes, la fecha de vencimiento y el nombre de los proveedores o servicios. Así evitas el cobro de intereses multas o cortes en algún servicio. 

En el caso de los créditos o financiamientos a nombre de tu emprendimiento, procura pagar cuotas por adelantado para reducir los tiempos y el monto de los intereses. Igualmente, ten mucho cuidado de no colocarte en una situación de peligro por pagar las deudas lo más rápido posible, lo ideal sería que, si vas a anticiparte con algunas cuotas, usa dinero extra que no afecte tu flujo de efectivo. 

5. Conoce tu sector, tu mercado y tu industria 

Un buen método para administrar un negocio pequeño es conocer el sector en el que opera y analizar algunos datos. Debes averiguar ¿cuánto descendieron las ventas en tu actividad en otras épocas con crisis? ¿Qué meses fueron los peores? ¿Tu sector entra en recesión antes, al mismo tiempo o después de a economía nacional? ¿Tu sector entra en recesión antes, al mismo tiempo o después de la economía nacional? 

Cuando conoces cómo se mueve tu mercado, los ‘precios, tu competencia, tienes más información que puedes usar a tu favor por si se llegara a presentar una emergencia. 

6. Reduce gastos 

Tienes que buscar la forma de reducir gastos sin afectar el funcionamiento y la atención de tu negocio. ¿Cómo hacerlo sin comprometer la calidad en lo que ofreces? 

Puedes reducir costos en publicidad, trabajar con lo necesario y evitar gastos repentinos. 

7. Busca nuevas opciones para crecer 

Analistas financieros aseguran que el financiamiento más barato es el interno, esto quiere decir que, como empresa debes generar suficientes utilidades para crecer.

Considera multiplicar tus recursos, eso sí, siempre evaluando si tienes la capacidad de hacer crecer tu negocio con un préstamo. 

Si tienes una empresa de alta tecnología puedes recurrir al capital de riesgo o inversionistas ángeles. 

Si definitivamente te inclinas hacía un crédito bancario considera que si ya tienes un financiamiento fue por esta vía, la institución solicita cubrir en su totalidad el primer préstamo. 

En caso de haber tenido un crédito con una microfinanciera existe la alternativa de regresar con ellos, garantizándoles que la nueva línea de negocio representa buenos rendimientos. 

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8. Separa tus gastos personales de tus gastos comerciales 

La verdad es que a muchos empresarios micro y medianos les resulta muy complicado separar sus gastos personales de los gastos comerciales, esto puede ocasionar algunas pérdidas, incluso te puede llevar a la ruina si no le pones atención a la forma de administrar un negocio pequeño.

Cuando no separas no podrás saber si tu negocio genera los ingresos suficientes para seguir operando, además, es u obstáculo para realizar nuevas inversiones. 

9. Ponte un sueldo justo 

Es fundamental que te pongas un salario mensual de acuerdo a los ingresos de tu empresa, tampoco se trata de que saques todas las ganancias para tu salario, pero sí una cantidad que sea adecuada para que tu negocio siga funcionando y tú tengas una remuneración. 

Lo ideal es que sea un monto fijo por mes y que vaya de acuerdo al trabajo que realices. 

Así no te verás tentados a tomar el dinero de tu negocio para los gastos personales o familiares, ya que solo podrás percibir tu salario y tendrás un control de todo el dinero que ingresa y sale de la empresa. 

10. Usa programas de gestión financiera 

Finalmente, existen herramientas digitales y software de finanzas que te pueden ayudar a hacer más fácil el trabajo de poner en orden el dinero de tu negocio. 

Algunas de estas herramientas digitales te dan la opción para descargar los estados de cuenta de tus tarjetas, descargar y monitorear información bancaria, hasta colocar recordatorios para los pagos. De esta manera tienes mejor control de todo lo que entra y sale, y de tus cuentas.

Como ves, con dedicación y persistencia puedes convertirte en un empresario exitoso. Recuerda que la clave está en la planeación financiera y en los presupuestos y registros que permitan entender cómo funciona tu negocio, que te indiquen qué entra y qué sale y en saber cómo se mueve tu sector y tu mercado. 

Esperamos que estas recomendaciones te ayuden a comenzar a administrar un negocio pequeño, de una manera fácil y comprensible. 

Te deseamos mucho éxito en tu emprendimiento.

¡Cuéntanos! ¿Qué otro paso debes hacer para administrar un negocio pequeño?